发布时间：2011年10月26日
各处室（站）：
为做好我局业务档案立卷归档工作，现将《河北省社会保险事业管理局档案收集整理办法及整理规则（试行）》印发给你们，并结合我局实际，提出以下要求,请一并贯彻执行。
一、分类组卷方式
业务档案按照我局下发的《城镇企业养老、工伤保险业务档案立卷目录及保管期限明细》进行立卷归档，不同类别、不同保管期限、不同年度的业务材料原则上归入不同的案卷，不得混合组卷。
二、全宗、目录、案卷号的确定
（一）经市档案局批准，我局的全宗名称为365bet真人网，全宗号为225。
（二）卷内目录由顺序号、单位名称、单位代码、文件题名、办理日期、页号、备注等项目组成，右上角注明档号。
（三）案卷级档号格式：全宗号—年度—目录号—案卷号（案卷号由局专职档案员统一编注）。
例如：225-2011-Ygl -0001
其中：225—社保局全宗号；2011—年度号；Ygl—目录号；0001—案卷号。
三、案卷移交要求
本局养老、工伤保险业务档案实行按月移交制度，当月形成的业务档案应于次月底前移交局档案中心保管。会计档案按规定由会计部门保管一年后，移交局档案中心统一保管。凡移交局档案中心的案卷，均应符合案卷整理质量要求，并填写移交单或移交清册，经局档案中心验收后方可办理移交手续。
附件：1.石家庄市社会保险事业管理局档案交接单
2.石家庄市社会保险事业管理局档案移交清册
3.案卷封皮（样式）
4.卷内文件目录（样式）
5.卷内备考表（样式）
6.案卷脊背（样式）
7.残破文件托裱（样式）
二〇一一年十月十四日
河北省社会保险事业管理局
档案收集整理办法及整理规则（试行）
第一条 总则 为统一和规范我局社会保险档案的收集整理工作，加强对档案的管理，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）、《社会保险业务档案管理规定（试行）》、《河北省档案工作条例》等有关规定，结合我局实际，制定本办法。
第二条 适用范围 本办法所称档案是指各业务处在其职能活动中形成的，办理完毕的，具有保存价值的，应作为档案保存的各种纸质文件材料。
照片档案、各种磁性载体档案、实物档案、计算机光盘、激光视盘和激光唱片以及电子文件不适用本办法。
第三条 职责 为保证档案之间的有机联系，便于保管和利用，实行业务部门与档案部门分开立卷。各处经办人员负责将平时工作中形成的有保存价值的材料收集整理，依照本办法相关规定进行分类、排列、编号、编目、装订，将整理好的案卷交本处兼职档案员；各处兼职档案员负责本处档案的管理工作，并对本处档案工作实行监督和指导；局专职档案员负责接收各处形成的档案，负责全局档案的管理和利用，并对各处的档案工作实行监督和指导。
第四条 依据 业务档案的整理以卷为单位，依照《河北省社会保险事业管理局业务材料分类归档范围和保管期限》进行收集整理。
文书档案的整理以件为单位，依照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）进行收集整理。
第五条 分类 业务档案采用年度—业务环节—保管期限—归档文件形成日期（即办理业务的日期）进行分类。
业务经办人员应按照业务经办规律和特点，依据归档要求整理归档材料。不同类别、不同保管期限、不同年度的业务文件材料应归入不同案卷，不得混合组卷。
第六条 组卷 业务档案一般应按月组卷，页数较少的可按季、半年或年度组卷。各处经办人员在组卷时应检查已归档的文件是否真实有效、齐全完整，是否保持了文件材料之间的有机联系；检查卷内文件材料的保管期限是否一致，是否有不需要归档或者重复归档的文件材料。
检查卷内文件是否有破损，对破损的文件应予修整；卷内文件材料要去掉金属物；对字迹模糊或易褪变的文件（如传真件、复写纸）进行复制；确保卷内纸型规格一致，纸张大小A4为标准，如果原材料较小，要粘附到A4纸上，不同尺寸的文件材料要折叠为统一幅面（A4）（见附件七）。
各处兼职档案员在接收时应对组卷情况进行认真检查核对，达到接收质量标准的收集。不合格的退回。
第七条 卷内文件排列 业务档案排列顺序按形成的时间顺序排列。一般应按照主表在前、附件在后；审核结果在前、审核依据在后；重要凭证在前、次要凭证在后的原则排序。
所有归档材料均采用右下侧对齐，不能粘贴在一起。
第八条 卷内文件编码 业务档案材料页码用页码机打印在正面右上角、反面左上角，从001开始编起。一般每卷厚度不超过
第九条 编目 各处经办人员应对业务档案的归档文件编写卷内目录。卷内目录由顺序号、单位名称、单位代码、文件题名、办理日期、页号、备注等组成，右上角注明档号（见附件三）。
档号格式：全宗号—年度—目录号—案卷号（案卷号由局专职档案员统一编注）
例如：1153-2009-Ygl -0001
1153—社保局全宗号；2009—年度号；Ygl—目录号
目录号编排原则为保管期限代码-档案类别代码。保管期限代码分别为：Y（永久）、H（100年）、C（50年）、Z（30年）、D（10年）；档案类别代码分别为：gl（社会保险管理类）、zj（社会保险征缴类）、yl（养老保险待遇类）、gs(工伤保险待遇类)、tj（社会保险业务统计报表类）、jh（社会保险稽核监管类）。
单位名称：是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。联合发文填几个主要的单位名称。单位名称填正规的简称，但不能填写“本单位、本处或本科室”等。业务档案填写参保单位名称或个人姓名。
单位代码：指参保单位或个人的社会保险代码。
文件题名：即文件标题，它是直接表达文件的内容和中心主题的文件特征，是归档文件内容的起点。没有标题或标题不规范的，可自拟标题。业务档案按每个业务环节的主表或材料名称填写。
办理日期：文件年、月、日，填写时可省略年、月、日三个汉字，只填写阿拉伯数字，即填为20020809或20021024。
页号：填写每份文件材料的首页，最后一份文件必须注明起始页和结束页。
备注：备注项用于填写归档文件需要补充和说明的情况。
第十条 打印档案封皮 各处经办人按照业务档案规定格式打印案卷封皮（A4牛皮纸，见附件五）、卷内文件目录（A4白纸，见附件三）和备考表（A4白纸，见附件六）。
第十一条 填写备考表 备考表放在案卷最后，用来登记卷内文件的基本情况，便于档案管理人员和利用者了解案卷的有关情况。各处经办人员应根据卷内情况认真填写备考表，经兼职档案人员检查后，由立卷人、检查人签名或盖章，并标明立卷时间。
立卷人：负责整理归档文件材料的经办人员姓名。
检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
立卷日期:归档文件整理完毕的日期。
第十二条 案卷的装订 业务档案采用三孔一线的方法左侧装订。
第十三条 移交 业务档案每季度移交一次；文书档案每年移交一次，第二年的上半年移交档案室。移交档案时应附上各处经办人员填写的《河北省社会保险事业管理局档案移交清册》（见附件二）一式两份；各处兼职档案员和局专职档案员填写的《河北省社会保险事业管理局档案交接单》（见附件一）一式两份，经双方签字确认后方可归档。
第十四条 检查 局专职档案员应当对移交的档案依照相关文件材料的分类和保管期限及本办法的有关规定进行认真检查，不符合质量要求的，退回各业务处室限期整改，合格后方可归档。
第十五条 打印检索目录 局专职档案员打印归档文件目录（文书档案）和案卷目录（见附件四）。归档文件目录和案卷目录装订成册并编制封面，作为索引目录。归档文件目录和案卷目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目，其中全宗名称即本单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。
第十六条 装盒、填写脊背 局专职档案员应当对检查合格的档案依据案卷目录进行装盒。并根据盒内内容填写脊背，包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止卷号、盒号，填写脊背时应当认真核对以上信息。
第十七条 排列上架 局专职档案员应将装好的档案排列上架，按年度、机构（问题）、保管期限从上到下、从左到右的顺序排列。
第十八条 文书档案整理按《归档文件整理规则》（DA/T22－2009）执行。
第十九条 会计档案按《会计档案管理办法》（财会计〔1998〕32号）执行。
第二十条 基本建设档案按《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（
附件：（略）
